Šias pareigas einantis darbuotojas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
- turėti ne žemesnį kaip vidurinįjį išsilavinimą ir (ar) įgytą profesinę kvalifikaciją;
- būti susipažinusiam su Lietuvos Respublikos pašto, Valstybės ir tarnybos paslapčių įstatymu, Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu, Įslaptintos informacijos administravimo ir išslaptinimo, Įslaptintai informacijai įrašyti skirtų laikmenų administravimo tvarkų aprašų reikalavimais, Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis;
- mokėti dirbti „Microsoft Office“ programiniu paketu;
- atitikti reikalavimus, būtinus išduodant leidimą dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žyma „Slaptai“.
Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
- Dokumentų valdymo sistemos (toliau - DVS) priemonėmistvarko siunčiamus bendruosius dokumentus: registruoja, įkelia į DVS skaitmenines šių dokumentų kopijas, dokumentus adresatams išsiunčia paštu, per elektroninio pristatymo sistemą, Kalėjimų departamentui prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos bei jam pavaldžioms įstaigoms (kurios dirba su DVS) - DVS priemonėmis;
- parengtą korespondenciją, siunčiamą ne per DVS, surūšiuoja, ženklina vokus, užpildo reikiamus dokumentus (dokumentų formas), pristato išsiuntimui; esant poreikiui skubias registruotas pašto siuntas pristato į pašto skyrių;
- DVS priemonėmis registruoja įstaigos direktoriaus įsakymus dėl suimtųjų ir nuteistųjų, su įsakymais DVS priemonėmis (jei riekia – pasirašytinai) supažindina atsakingus vykdytojus;
- DVS priemonėmis registruoja įstaigos direktoriaus priimtus nutarimus dėl paimtų iš suimtojo (nuteistojo) pinigų ir vertingų daiktų perdavimo;
- DVS priemonėmis registruoja gautus iš kitų institucijų ir įstaigų teisės aktus (jų kopijas), įsakymuose, DVS daro reikiamas atžymas, DVS priemonėmis (jei riekia – pasirašytinai) supažindina atsakingus vykdytojus;
- DVS priemonėmis registruoja įstaigos direktoriaus įsakymus personalo klausimais (dėl darbuotojų priėmimo, atleidimo, atostogų, komandiruočių, papildomų poilsio dienų suteikimo ir kt.) ir DVS priemonėmis (jei reikia – pasirašytinai) supažindina darbuotojus, formuoja popierines šių įsakymų bylas, daro reikalingas atžymas įsakymuose ir DVS;
- administruoja įstaigos bendrojo telefono skambučius;
- nesant Veiklos organizavimo skyriaus vyresniojo raštvedžio (liga, komandiruotė, atostogos ir kt.) vykdo jo pareigybės aprašyme nurodytas funkcijas;
- vykdo ir kitus su Veiklos organizavimo skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus tam, kad būtų pasiekti įstaigos tikslai.