Šias pareigas einantis darbuotojas turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
- turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu;
- turi būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos Konstitucija, teisės aktais, reguliuojančiais viešąjį administravimą, valstybės tarnybą;
- išmanyti Tarnybos Kalėjimų departamente prie Lietuvos Respublikos teisingumo ministerijos statutą, Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatymą, asmens duomenų teisinės apsaugos, dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos reikalavimus;
- gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu;
- mokėti dirbti kompiuteriu „Microsoft Office“ programiniu paketu;
- atitikti teisės aktuose nustatytus reikalavimus, būtinus išduodant leidimą dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žyma „Riboto naudojimo“.
Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
- tvarko pareigūnų, karjeros valstybės tarnautojų ir darbuotojų, dirbančių pagal darbo sutartis (toliau – darbuotojai), kuriuos į pareigas skiria ir iš pareigų atleidžia Kalėjimų departamento direktorius, asmens bylas, jų apskaitą, užtikrina jų saugojimą pagal teisės aktų reikalavimus nustatyta tvarka;
- tinkamai įformina ir perduoda į archyvą atleistų darbuotojų asmens bylas, užtikrindamas dokumentų sutvarkymą ir perdavimą teisės aktų nustatyta tvarka;
- tvarko skyriaus dokumentų bylas, formuoja ir tvarko skyriuje sudaromas nomenklatūrines bylas personalo ir įstaigos veiklos klausimais;
- tvarko atleistų darbuotojų specialaus patikrinimo dokumentacijos bylas;
- pagal kompetenciją, teisės aktų nustatyta tvarka, tvarko duomenis Kalėjimų departamente veikiančiose personalo valdymo informacinėse sistemose ir valstybės tarnautojų registre, užtikrindamas asmens duomenų apsaugą;
- rengia ir tvarko dokumentaciją organizuojant studentų praktikos atlikimą Kalėjimų departamente ir pavaldžiose įstaigose, tvarko studentų praktikos apskaitą;
- rengia pažymų apie Kalėjimų departamento darbuotojų einamų pareigų, darbo stažą, darbo laiką ir kt. projektus;
- rengia ir tvarko dokumentaciją organizuojant Geriausių metų pareigūnų rinkimus;
- kaupia ir apibendrina informaciją apie Kalėjimų departamentui pavaldžių įstaigų darbuotojų darbo stažų sukaktis bausmių vykdymo sistemoje bei organizuoja paskatinimą;
- seka ir nuolat atnaujina informaciją apie Kalėjimų departamento personalo ir Kalėjimų departamentui pavaldžių įstaigų vadovybės gimimo datas, kitas svarbias sukaktis ir teikia informaciją Kalėjimų departamento vadovybei;
- dalyvauja pataisos pareigūnų tarnybos pratęsimo komisijos darbe, seka informaciją apie tarnybos pratęsimo terminus ir informuoja apie suėjusius teisės aktuose nustatytus terminus skyriaus vedėją;
- pagal kompetenciją dalyvauja kitų komisijų ir darbo grupių veikloje, užtikrindamas komisijoms ir darbo grupėms pavestų užduočių tinkamą įgyvendinimą;
- vykdo kitus su skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio skyriaus vedėjo pavedimus, tam kad būtų įgyvendinti skyriui pavesti uždaviniai ir funkcijos.